Notitie Aanpassen Adoptieadviezen website Forum Standaardisatie

Vergadering: Forum Standaardisatie 8 juni 2022

Agendapunt: 2C

Documentnummer: FS-20220608.2C

Download hier de PDF versie van dit vergaderstuk. Wij kunnen de digitale toegankelijkheid van het PDF bestand niet garanderen.

Rechten: CC0 publieke domein verklaring

Inleiding

Het Bureau Forum Standaardisatie (BFS) signaleert dat niet alle adoptieadviezen op website Forum Standaardisatie actueel zijn, zowel op vorm als op inhoud. BFS werkt aan een geschikte manier om informatie rond adoptieadviezen te actualiseren. Een van de stappen hierin is het aanpassen van formuleringen van adoptieadviezen op de website Forum Standaardisatie (FS).

Daarvoor heeft BFS scenario’s opgesteld aan hand van een steekproef van adoptieadviezen. Omdat adoptieadviezen onderdeel zijn van vaststelling in de toetsingsprocedure vraagt het BFS advies aan de Stuurgroep over richting voor het actualiseren (i.e.: aanpassen) van adoptieadviezen op website Forum Standaardisatie.

Het gaat om het actualiseren (i.e. aanpassen) van adoptieadviezen op de Lijst Verplichte Standaarden, zoals de geldigheid van het advies, de inhoud van het advies of de formulering/ activiteit van het advies. Praktijk van actualiseren van adoptieadviezen voor de Lijst Verplichte Standaarden kan ook toegepast worden op de Lijst Aanbevolen Standaarden.

Vraag aan de Stuurgroep Open Standaarden

Vraag aan de Stuurgroep Open Standaarden om te adviseren over een richting voor het aanpassen van adoptieadviezen op website Forum Standaardisatie op basis van het voorstel van BFS.

Context

BFS ziet de behoefte om de adoptieadviezen te actualiseren, zowel ter bevordering van adoptie van een standaard als in het juist en volledig informeren van de eindgebruikers van de standaarden via de website. Voor deze actualisatie is een stappenplan opgesteld. Eerste stap hierin is het opzetten van een dashboard met alle adoptieadviezen (voor intern gebruik BFS) (afgerond). Tweede stap is om de adviezen na te lopen, van toelichting te voorziening en een statusaanduiding mee te geven via het interne dashboard (loopt nu). Derde stap is de koppeling met resultaten uit de Monitor Open Standaarden. Naar aanleiding van de tweede stap komt de vraag naar voren over aanpassen van de adoptieadviezen op de website FS.

Het Bureau Forum Standaardisatie (BFS) signaleert dat niet alle adoptieadviezen op website Forum Standaardisatie actueel zijn. Omdat de adoptieadviezen het resultaat zijn van een toetsingsprocedure incl. een vastgesteld Forumadvies en besluitvorming door OBDO, rijst de vraag in hoeverre voor aanpassingen van de adoptieadviezen op de website FS nieuwe raadplegingen van Forum Standaardisatie nodig zijn.

Buiten scope

Er zijn twee soorten adviezen die in dagelijks gebruik ‘adoptieadviezen’ worden genoemd:

1. adoptieactiviteiten,
2. aanpalende adviezen aan derden of aan Forum Standaardisatie die niet per se adoptie bevorderen.

Voor het actualiseren (i.e. aanpassen) van adoptieadviezen op de website FS wordt dit onderscheid in adoptieadviezen niet gehanteerd, omdat de herkomst van beide typen een afgeronde toetsingsprocedure is incl. een vastgesteld Forumadvies en besluitvorming OBDO.

Ten overvloede, aanpassingen in functioneel toepassingsgebied, organisatorisch werkingsgebied, versiebeheer en predicaat ‘uitstekend beheer’ vallen buiten scope van dit gevraagde advies van de Stuurgroep.

Kwaliteit adoptieadviezen

Aan de hand van een steekproef op adoptieadviezen op de website FS zijn er grofweg vijf categorieën te onderscheiden van adoptieadviezen die in aanmerking komen voor aanpassing:

1. Afkortingsfouten (vorm): het adoptieadvies bevat afkortingen die niet meer actueel zijn, bijvoorbeeld omdat de organisatie of regeling waarnaar wordt verwezen, niet meer bestaat of in werking is.
2. Eigenaarschap bij organisaties (vorm): het adoptieadvies noemt organisaties die niet meer bestaan, die zijn hernoemd of die zijn opgegaan in samenwerkingsverbanden tot nieuwe organisaties. Ook is de indiener niet meer werkzaam bij de organisatie en raakt een standaard verweesd.
3. Ontbreken van een SMART formulering van een adoptieadvies (vorm en/ of inhoud): het is niet duidelijk geformuleerd voor wie adoptieadvies is bedoeld of voor welke periode.
4. Ingehaald door de actualiteit (inhoud): het adoptieadvies is niet meer nodig, bv. omdat het adoptieadvies inmiddels is gerealiseerd of omdat de actualiteit het adoptieadvies overbodig heeft gemaakt. Of omdat het landschap waarbinnen de standaard opereert, is veranderd waardoor adoptieadviezen opnieuw beschouwd moeten worden
5. Relatie met een nieuwe of aanpalende toetsingsprocedure (inhoud): een adoptieadvies kan afhankelijk zijn van lopende of afgeronde toetsingsprocedures. Het adoptieadvies heeft een relatie met andere, nieuwe standaarden (die wel/ niet in procedure zijn), bijvoorbeeld een procedure van een Nederlands profiel bij een internationale standaard.

Op verzoek kan BFS voorbeelden geven van afzonderlijke adoptieadviezen.

Scenario’s aanpassen adoptieadviezen

Er zijn drie scenario’s te onderscheiden voor aanpassen van adoptieadviezen op de website Forum Standaardisatie. In alle drie scenario’s wordt uitgegaan van de betreffende accountmanager als actiehouder en eerste beoordelaar:

1. Elke aanpassing voorleggen aan Forum Standaardisatie ter besluitvorming: aanpassingen eerst voorleggen op FS-vergadering om te voorkomen dat BFS voorbarig handelt bij aanpassingen. Alle aanpassingen voorleggen is zodoende ter bescherming van Forum Standaardisatie en BFS.
2. Aanpassingen doorvoeren zonder overleg met Forum Standaardisatie: aanpassingen ter kennisname meedelen op FS-vergadering
3. Aanpassingen beoordelen: aanpassingen niet zonder meer doorvoeren maar per adoptieadvies in overleg treden met de beheerder (of indiener) van de standaard en het adoptieadvies afwegen naar de intentie van het advies. Vervolgens aanpassingen voorleggen aan Forum Standaardisatie ter besluitvorming of ter kennisgeving op basis van inschatting van de betreffende accountmanager

Voorgestelde oplossingsrichting

Op basis van bovenstaande categorisering van adoptieadviezen en scenario’s voor het doorvoeren van aanpassingen stelt BFS de volgende oplossingsrichting voor:

• Scenario twee toepassen op categorie een en twee: aanpassingen doorvoeren zonder overleg met Forum Standaardisatie (scenario 2) voor adoptieadviezen waarvoor geldt afkortingen niet meer actueel zijn (categorie één) en organisaties die zijn hernoemd of gefuseerd (categorie twee).
• Scenario drie toepassen op categorie drie, vier en vijf: aanpassingen beoordelen en vervolgens voorleggen aan Forum Standaardisatie ter besluitvorming op basis van inschatting van de betreffende accountmanager (scenario 3) voor adoptieadviezen waarvoor geldt dat adoptieadviezen zijn ingehaald door de tijd (categorie vier) of waar een relatie is met een lopende of inmiddels afgeronde toetsingsprocedure (categorie vijf).

Vraag aan de Stuurgroep Open Standaarden

Vraag is aan Stuurgroep op voorgestelde oplossingsrichting in relatie tot het aanpassen van adoptieadviezen op website Forum Standaardisatie: visie op voorstel van BFS.