Al onze nieuwe sites voldoen aan de standaarden

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) had teveel websites en te weinig controle op de beveiliging en toegankelijkheid ervan. En dus was het hoog tijd voor een betere regie. Een generieke routekaart bracht succes. Drie betrokkenen vertellen hoe dit document de standaard werd binnen SZW.

Even voorstellen

Rob de Groot: Houdt als CIO-office toezicht op de websites van SZW. En controleert in die rol ook of de sites voldoen aan de standaarden van Forum Standaardisatie.

Carla Grootens: Is contentexpert websites binnen de directie Communicatie (niet op de foto's).

Fiona van den Deijssel-Wissink: Is informatiemanager voor het directoraat Sociale Zekerheid en Integratie. En onderhoudt het contact met de website-eigenaren van dit directoraat.

Waarom een routekaart?

Rob: ‘Enkele jaren geleden zijn we bij SZW een groot project gestart om ons domeinnaambeheer op orde te brengen. We hadden op dat moment onnodig veel sites, waarvan het merendeel bovendien niet aan de open standaarden voor toegankelijkheid en veiligheid voldeden. Het is mijn taak om te zorgen dat het niet bij dit project bleef. En dat we dus ook niet elke drie jaar zo’n project op moeten starten. Daarom wilde ik dit probleem bij de wortels aanpakken. Sites moeten van begin af aan voldoen aan de open standaarden.’ Carla:

'Omdat niemand wist waar die regels te vinden waren. En daarom ging het in het verleden zo vaak verkeerd.’ Rob: ‘Vandaar de routekaart, in de vorm van een aantrekkelijke visual met regels. Collega’s die nu een nieuwe site willen laten bouwen, verwijzen we daarnaar.’

Wat is deze routekaart?

Carla: ‘Het is een stappenplan dat collega’s helpt om te bepalen of hun project in aanmerking komt voor het ontwikkelen van een nieuwe site. En, als dit het geval is, hóé ze een site bouwen die voldoet aan de standaarden. Je ziet precies wat er moet gebeuren en in welke volgorde.’ Rob: ‘De mensen die een website willen laten maken, hebben meestal geen verstand van ICT. Dit helpt ze om te zorgen dat ze niks vergeten.’ Fiona: ‘En het is dan natuurlijk niet de bedoeling dat deze collega’s alles zelf moeten doen. Lezers worden bij alle belangrijke onderdelen doorverwezen naar andere onderdelen van de organisatie, bijvoorbeeld naar de directie Communicatie.’

Wat zijn de eerste resultaten?

Rob: ‘De nieuwe sites voldoen allemaal aan de standaarden. Dat is het belangrijkste resultaat. En omdat we er niet achteraf achteraan hoeven te jagen, scheelt het ons uiteindelijk ook veel tijd.’ Fiona:

'De routekaart is blijkbaar duidelijk voor collega’s. En er wordt soms heus wel een beetje gemokt. Ze hebben niet altijd zin in het traject. Maar het gebeurt wel.’ Carla: ‘Een bijkomend voordeel is dat we dankzij de routekaart het aantal sites beperken. Te vaak is een nieuwe site nog de oplossing voor een ‘probleem’ bij SZW. Omdat we in de routekaart beginnen met de vraag of het wel nodig is, en daarbij doorverwijzen naar Communicatie, hebben we hier veel meer grip op.’

Hoe zorgden jullie dat de routekaart gebruikt werd?

Rob: ‘SZW heeft informatiemanagers binnen elk werkveld. Zij zijn onze voelsprieten in de organisatie. En hielpen ons bijvoorbeeld om die routekaart onder de aandacht te brengen binnen hun werkveld.’ Fiona: ‘Een van mijn taken is het onderhouden van contact met de website-eigenaren binnen het directoraat Sociale Zekerheid en Integratie. En beleidsmedewerkers komen uit zichzelf naar me toe voor vragen, bijvoorbeeld over het maken van een nieuwe website. Dan verwijs ik ze naar de routekaart.’

En als ze niet bij jullie aankloppen?

Rob: ‘Het is in theorie nog altijd mogelijk dat een collega een externe partij inhuurt en alle routes omzeilt. Maar dat is voorlopig nog niet gebeurd. Op de een of andere manier komen we er altijd wel achter. Ook omdat de samenwerking tussen CIO-office, Communicatie en de informatiemanagers gewoon heel goed is.’

Hoe is die samenwerking ingericht?

Rob: ‘Het begint met een document waarin staat beschreven wie waarvoor verantwoordelijk is. Directie Communicatie is de domeinnaamliaison. Zij moeten toestemming geven voor de komst van een nieuwe site. En zorgen voor een actueel overzicht met domeinnamen. Als CIO-office houd ik het toezicht op de sites. Ik controleer of alles voldoet. En ga het gesprek aan als dit niet zo is. Maar los daarvan hebben we ook regelmatig contact met elkaar.’ Fiona: ‘Dát is het belangrijkste denk ik. Als we belangrijke signalen ontvangen, geven we die direct aan elkaar door. Als ik bijvoorbeeld hoor dat iemand binnen mijn werkveld een nieuwe website wil laten maken, breng ik Carla direct op de hoogte. Zo zorgen we dat ons niks ontgaat.’

Is de routekaart ook geschikt voor anderen?

Carla: ‘Absoluut. We hebben het bestand al (op verzoek) doorgestuurd naar een paar ministeries, en naar Forum Standaardisatie. Hopelijk helpen we hier ook andere instellingen mee.’