Logistiek in de haven

’Standaardisatie levert havencommunity enorme kostenbesparingen op’

Het bedrijf Portbase stroomlijnt informatie voor alle logistieke partijen in de Nederlandse havens. Directeur Iwan van der Wolf legt zijn klanten een klinkende businesscase voor. Standaardisatie van communicatiestromen levert jaarlijks besparingen op van honderden miljoenen euro’s.

Rederijen, binnenvaartoperators, cargadoors, douane, importeurs, exporteurs, terminals en wegvervoerders vormen slechts een greep uit de vele partijen die dagelijks betrokken zijn bij het transport door de Nederlandse havens. Al deze partijen moeten met elkaar communiceren en elkaar op de hoogte stellen van relevante informatie als de aankomsttijd van het schip, de bestemming, de lading, enzovoort. Met zo’n 40 duizend zeeschepen en meer dan 100 duizend binnenvaartschepen die jaarlijks de grootste Nederlandse havens aandoen, zijn de data- en informatiestromen die dagelijks tussen de partijen rondzoemen dan ook talloos.

Verbindingsofficier

Portbase kanaliseert als een verbindingsofficier deze informatiestromen voor alle partijen. Het stroomlijnen, sorteren en toegankelijk maken van data is de kerntaak van deze organisatie. Het gebruik van standaarden is hierbij sinds jaar en dag een onmisbaar gegeven. Portbase-directeur Iwan van der Wolf legt uit: “In de haven wordt van oudsher al met talloze nationale en internationale standaarden gewerkt. En er komen steeds nieuwe bij. Omdat de havens in de loop van de tijd zijn gegroeid en er meer behoefte is gekomen aan structuur en overzicht. En omdat de voortschrijdende technologie steeds meer mogelijk maakt. Neem bijvoorbeeld het Single Window voor Maritiem en Lucht. Elke Europese lidstaat is verplicht om één centraal punt voor alle maritiem- en luchtgerelateerde meldingen aan Douane, NCA-SafeSeaNet en Grensbewaking in te richten. Voor onze klanten hebben we 27 van onze diensten anders ingericht om de koppeling mogelijk te maken. Door deze investering hoeven communityleden geen grote wijzigingen door te voeren in hun eigen processen en systemen.”

Besparingen

Het invoeren van dergelijke standaarden levert aanzienlijke besparingen op. Het voorbeeld toont dat door een goede inrichting aan de achterkant, standaardisatie aan de voorkant loont. Van der Wolf: “Onze klanten hoeven hun gegevens maar één keer aan te leveren. De investering van Portbase ontzorgt havens, het havenbedrijfsleven en de overheden op zowel financieel als operationeel niveau. Standaarden zorgen bovendien voor minder fouten, omdat er eenvoudigweg minder handmatige acties hoeven te worden gedaan. Kortom: een proces wordt veel beter gestroomlijnd met een minimale kans op fouten.”

Businesscase

Om zicht te krijgen op de omvang van besparingen als gevolg van standaardisatie en interoperabiliteit (het vermogen van systemen om met elkaar te communiceren), heeft Portbase de businesscases van haar dienstverlening nauwgezet in beeld gebracht. Van der Wolf: “We doen ruim 82 miljoen transacties per jaar. Als we die door standaardisering efficiënter kunnen maken, winnen onze klanten daar veel mee. Maar hoeveel precies? Dat wilden we graag uitzoeken. Daarom hebben we voor al onze 43 diensten businesscases gemaakt. Daaruit blijkt dat onze services en het gebruik van standaarden onze klanten jaarlijks minstens 245 miljoen euro aan besparingen kunnen opleveren. En dat is nog gebaseerd op een zeer conservatieve berekening. Voordelen voor overheden en kwaliteitsverbeteringen in de logistieke ketens zijn bijvoorbeeld nog niet meegenomen in de berekening. Doen we dat wel, dan zou het bedrag weleens drie keer zo groot kunnen zijn.” Voorwaarde voor het creëren van een standaard is echter dat partijen samenwerken en in ieder geval een deel van hun data openstellen voor anderen. “Sommige partijen vinden dat lastig”, ervaart Van der Wolf. “Omdat ze hun informatie dan met concurrerende bedrijven delen, vragen ze zich af of dat wel veilig en verstandig is.” Portbase legt de verantwoordelijkheid voor het delen van data volledig bij de klant zelf neer. Die bepaalt zelf welke data hij openstelt voor anderen. Als het goed is, levert het uiteindelijk voor alle deelnemende partijen veel op. “Niemand kan om de businesscase heen.”

Nieuwe kansen

Naast het feit dat informatieoverdracht efficiënter en duurzamer is, biedt het ontsluiten van data afkomstig van verschillende partijen soms ook geheel nieuwe kansen. Van der Wolf: “Vanuit standaardisatie kunnen we veel initiatieven ontplooien die nodig zijn om Nederlandse havens slimmer te maken. Tal van partijen doen daar hun voordeel mee. Denk bijvoorbeeld aan het beter voorspellen van aankomst- en vertrektijden van schepen, het efficiënter stacken van containers en beter zicht op de verbinding met het achterland. Ineens vormt zo’n nieuwe informatie-uitwisseling en -standaard dan de basis voor nieuwe business.”

Duwen en trekken

Cruciaal voor het welslagen van een standaard is breed draagvlak. Van der Wolf: “In je eentje begin je niets. Een standaard wordt pas interessant als een grote groep deze draagt en naleeft. Alles staat of valt met de dekkingsgraad ervan. Gelukkig lukt het tot dusver goed om de havencommunity mee te krijgen. Maar het kan altijd beter. We blijven veel duwen en trekken en erop hameren dat standaardisatie enorme kostenbesparingen oplevert. Het feit dat de businesscase zo overtuigend is, helpt daarbij enorm.”

Renderende investering

Een klinkende businesscase op papier is één. Het doorvoeren van standaardisatie in de praktijk is een heel ander verhaal. “Invoering van een nieuwe standaard vraagt ook om veranderingen in de organisatie”, vertelt Van der Wolf. “Mensen en afdelingen moeten opeens anders gaan werken en dat vraagt niet zelden om een cultuuromslag. Het kost dus tijd, geld en inspanningen om een standaard operationeel te krijgen. Maar het rendement is hoog. Neem bijvoorbeeld de ontwikkeling van Maasvlakte II. De volledig geautomatiseerde terminals daar zijn alleen toegankelijk via Portbase. Een vrachtwagenchauffeur kan een container alleen ophalen na een melding. Anders blijven de geautomatiseerde poortjes dicht. Het mooie is dat deze standaard een wens was vanuit de terminals. Zij zagen Portbase als dé partij om dit voor hen te organiseren. Het proces betekende een andere manier van werken voor diverse partijen, maar de werkwijze werpt zeker zijn vruchten af.”

Dit artikel kwam tot stand met medewerking van Iwan van der Wolf, Directeur Portbase

Aldus Hans Rook, Voorzitter The International Port Community Systems Association