De kracht van centraal domeinnaambeheer

Hoe maak je je overheidssites zo snel mogelijk veilig en toegankelijk? Bij het ministerie van Economische Zaken (EZK) weten ze het wel: door samen te werken. In een jaar tijd steeg het gebruik van informatieveiligheid-standaarden bij EZK met 18 procent. Gerdine Keijzer-Baldé, CIO en plaatsvervangend SG, en projectmanagers Carola Raaijmakers en Willemijn Steens vertellen hoe ze met het project ‘websites op orde’ bij EZK grip proberen te krijgen op hun domeinnamen.

Bestuurder aan het woord

Gerdine: ‘Informatievoorziening is de rode draad door mijn carrière, al sinds ik mijn studie geschiedenis had afgerond en bij het Nationaal Archief ging werken. Ik weet hoe belangrijk het is om je informatievoorziening op orde te hebben, zeker bij overheidsorganisaties. Om duidelijk, toegankelijk, transparant en betrouwbaar te kunnen zijn richting burgers. Als CIO van EZK is het aan mij om onze informatievoorziening verder te verbeteren. Dat ik daarnaast ook plaatsvervangend SG ben, helpt me misschien een beetje in mijn missie. Maar het maakt geen doorslaggevend verschil. Collega’s overtuigen en meekrijgen is een belangrijke taak van een CIO. Het is iets wat je moet liggen, waar je gevoel voor moet hebben.’

Aandacht voor domeinnaambeheer

Gerdine: ‘Domeinnaambeheer is een belangrijk onderdeel van die informatievoorziening. Een onderdeel dat we bij EZK te lang hebben laten liggen. We hadden te veel sites, veel meer dan we zelf wisten, en die sites voldeden vaak niet aan de vereiste standaarden. Ik heb me in de afgelopen jaren gestoord aan hoe we scoorden in de lijsten van Forum Standaardisatie. Gelukkig gaat het nu een stuk beter, voldoet een aantal websites nu aan de basiseisen, maar het moet nog beter. Het websitebeheer, van het opzetten van een site tot archivering, moet op orde zijn. Ik hoef niet per se bovenaan te staan, maar ik wil wél dat EZK structureel tot de beste departementen behoort. Dat zie ik als onze plicht.’  

Willemijn: ‘Het is geen onwil van de collega’s die een site hebben laten bouwen. Ze zijn juist enthousiast, willen burgers ergens over informeren. Maar het ontbreekt vaak aan kennis en bewustzijn. Is het wel nodig om een nieuwe site te laten ontwikkelen? En zo ja, waar moet die aan voldoen?’

Gerdine:

Vertel het menselijke verhaal

Gerdine: ‘Voor afdelingshoofden hebben websites meestal niet de hoogste prioriteit. Maar als ze eenmaal beseffen wat de gevolgen zijn van een slecht beveiligde site, of een idee krijgen van hoe ontoegankelijk sommige sites zijn voor mensen met bijvoorbeeld een visuele handicap, dan komt dat bewustzijn vanzelf. En dan gaat dat overtuigen vanzelf.’

Carola: ‘Bij de bestuursraad van IenW zijn ooit speciale brillen uitgedeeld die je een idee geven hoe het is om kleurenblind te zijn. En vervolgens hebben ze een aantal websites laten zien. Dat maakte indruk.’

Gerdine: ‘Precies. Zo gaat het onderwerp leven'.

Van reactief naar actief

Willemijn: ‘Met het project ‘Websites op orde’ zijn Carola en ik nu, samen met collega’s, bezig om grip te houden en te krijgen op de websites waar de ministeries van EZK en LNV verantwoordelijk voor zijn.’

Carola: ‘We werken samen met LNV omdat onze beide ministeries nauw met elkaar verbonden zijn. Voor bedrijfsvoering en IT-zaken maken we gebruik van gedeelde afdelingen. Daarnaast is het altijd verstandig om krachten te bundelen, EZK en LNV ervaren dezelfde problematiek en moeten aan dezelfde wet- en regelgeving voldoen.
Willemijn: ‘Binnen dit project helpen we website-eigenaren via een loket en informeren we ze persoonlijk over de regels. We verhelderen de processen rond het aanvragen van nieuwe websites en stellen deze beschikbaar aan beleidsdirecties. Zo verwachten we de kennis op de werkvloer te vergroten.’

Carola: ‘Daarnaast zijn we nog bezig met een overzicht van alle websites die we bij EZK en LNV beheren en hoe deze voldoen aan de eisen voor overheidssites. Hiervoor gaan we waarschijnlijk ook gebruikmaken van een door IenW ontwikkelde database, waarin ons webportfolio structureel kan worden bijgehouden. Welke websites we hebben. Van wie ze zijn. En of ze voldoen aan alle standaarden. Dat maakt het voor ons veel inzichtelijker welk werk we nog hebben liggen, en wie we daarbij nodig hebben.’

Doe het samen

Carola: ‘Doe het samen. Dat is een belangrijke les die we tijdens ons proces hebben opgedaan. Benut elkaars ervaring. Ook die van collega’s buiten je eigen organisatie. Wij zijn aan het begin heel bewust het hele rijtje ministeries afgegaan, om te ontdekken wat zij doen. Met de database van IenW, waar we waarschijnlijk gebruik van gaan maken,  als meest concrete winst.’

Willemijn: ‘Maar we leerden tijdens dat rondje ook dat domeinnaambeheer  iets is wat je centraal op moet pakken. Omdat dit nou typisch zo’n onderwerp is dat overal een beetje tussen valt. En we moeten aan zoveel regels voldoen dat er sowieso niet 1 iemand is die alle kennis heeft. Als je de verantwoordelijkheid niet deelt, voelt niemand zich voldoende verantwoordelijk. Daarom hebben we de afstand tussen onder andere DICTU, CIO-office, Inkoop en Communicatie voor dit onderwerp de afgelopen periode verkleind. Zowel binnen onze projectorganisatie als erbuiten.’
 
Carola: ‘In dat opzicht helpt het voor ons wel dat we een CIO én plaatsvervangend SG hebben die betrokken is bij het onderwerp. Iemand bij wie we altijd terecht kunnen voor vragen. En het project alleen met haar steun al makkelijker maakt.’

Gerdine: ‘Rijksbreed kan de samenwerking nog wel een stukje beter. We zitten allemaal in hetzelfde schuitje, kunnen nog veel meer van elkaar leren. En misschien ook zaken echt samen, of allemaal op dezelfde manier oppakken. Denk bijvoorbeeld aan het informeren van marktpartijen over de regels rondom websites, en over de gedachte achter die regels.  
Carola: ‘Het kan ook helpen om niet alleen samen af te spreken aan welke regels een website van de overheid zou moeten voldoen, maar ook hoé daaraan moet worden voldaan.’

Gerdine: ‘Zulke zaken kan Forum Standaardisatie misschien ook faciliteren. De spiegel die ze ons voorhouden is al heel belangrijk. Maar wat mij betreft mogen ze een nog grotere rol pakken.’